INTRODUCCIÓN Contenido El presente trabajo se ofrece como respuesta a una de las exigencias derivadas de las actividades cotidianas de la planificación, con un modelo aplicable a las instituciones de educación superior del país. Tres problemas, enlazados entre sí, han dificultado históricamente la operación exitosa de la planificación en los países de América Latina. un marcado divorcio entre los centros de decisión y los órganos de ejecución, una toma de decisiones determinadas más por intereses políticos que por concepciones racionales de interés mayoritario, con la consecuente nulificación de las propuestas de los órganos de planeación, y una carencia de mecanismos adecuados de información que permitan el conocimiento de la realidad sobre la que se opera y ofrezcan de manera sistemática y oportuna los elementos que la planeación requiere. Los dos primeros problemas enunciados rebasan los alcances de este trabajo, pero podrán resolverse con medidas administrativas de organización y comunicación interna, y una toma de conciencia por parte de los dirigentes de su papel social en el puesto que desempeñan. El tercer problema es eminentemente operativo y por ello se presenta esta propuesta tendiente a cubrir uno de los aspectos que menos atención han recibido y que representa en última instancia la base fundamental e indispensable para el éxito de cualquier organismo planificador y en consecuencia también de cualquier institución; y es que no podemos negar que en un organismo o institución, es su capacidad de información lo que las distingue y califica. El presentar una aplicación en instituciones de educación superior, responde a tres cuestiones : a) Se presupone la necesidad de la planeación para el funcionamiento exitoso de cualquier entidad, en tanto que a través de ella es posible prever y determinar su desarrollo, conociendo su realidad, fijando objetivos, tomando decisiones racionales y optimizando recursos. b) Se puede establecer como generalidad, que las instituciones de educación superior en México están comenzando a incluir dependencias de planeación dentro de sus estructuras de organización ante el imperativo de salir de la etapa de improvisación. c) Las instituciones educativas deben aprovechar la experiencia de los tres primeros lustros de planificación en América Latina, dada la riqueza que esa experiencia entraña para el país por las características similares en cuanto a los problemas y condiciones que enfrentan el resto de países de la región. Una de esas experiencias nos conduce a valorar adecuadamente los requerimientos de información por parte de los órganos planificadores, y a diseñar sistemas informativos capaces de satisfacer tales requerimientos de manera eficiente. La alternativa que aquí se presenta, intenta desplazar el concepto periodístico de la información y afirmarle a ésta su papel determinante como fuente insustituible de elementos para la planeación, la toma de decisiones, los procesos cognocitivos, la investigación científica y la divulgación. Se considera también que la operación eficiente de una institución de enseñanza superior exige la implantación de sistemas racionales de planeación, los cuales a su vez requieren, como ya se ha señalado, de un manejo adecuado de la información como requisito de eficacia. Las universidades necesitan establecer canales adecuados para transmitir información clasificada y sistematizada que les permita una eficiente operación interna en lo académico y administrativo, un servicio sustancial a la sociedad y una proyección real de su imagen, todo esto en dos planos temporales : a presente y a futuro. Por último, la información que se recibe y genera en las instituciones de educación superior carece de una coordinación central, que deriva en un manejo asistemático de ella y consideramos que esta situación conduce generalmente a duplicar esfuerzos, a obstaculizar la recepción y a subutilizar recursos. LA INFORMACION EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR Contenido Las universidades e institutos de enseñanza superior han concebido y manejado la información como proceso comunicacional de hechos, lo cual ha limitado las posibilidades de conocimiento y análisis profundos de los fenómenos sociales y los avances científicos. La excepción la constituyen algunas instituciones que ante las exigencias de sus órganos de planeación, han comenzado a sistematizar y clasificar, en alguna medida, la gran cantidad de datos que reciben o generan constantemente, cubriendo así otro campo distinto al de divulgación. Quienes han adelantado en ese campo han sido instituciones que ejercen presupuestos altos y que han diversificado sus actividades por presión misma de su acelerado crecimiento. Sin embargo, éstas no representan sino un escaso porcentaje en cuanto al total de dichas instituciones y se encuentra en íntima relación con el surgimiento en su seno de dependencias encargadas de la planificación. Aunque no es intención de este trabajo evaluar la actividad de las dependencias encargadas del planeamiento, se percibe la deficiencia con que hasta ahora han laborado, generalmente dedicadas a la recopilación simple de información estadística y a establecer planes de acción producto de estimaciones ligeras y con poco rigor científico. Causa de ello ha sido en su mayoría, la carencia de personal especializado y la escasez de recursos disponibles. Otros campos en los que se ha incursionado son los servicios de documentación y de materiales audiovisuales, como extensión de las actividades bibliotecarias y en el ejercicio de la docencia, respectivamente; pero estas experiencias son casos aislados y generalmente no sistematizados en relación con los objetivos y estructuras generales de la institución. Independientemente de las instituciones que por exigencia de las labores de planeamiento han trabajado informaciones y datos con intenciones sistemáticas y aquellas que han tenido o tienen experiencia en otros campos como los mencionados, la actividad de información generalmente se ha reducido a la creación y mantenimiento irregular de publicaciones periódicas con objetivos de divulgación al exterior y escasamente para fortalecer sistemas organizados de comunicación interna, así como la creación de oficinas de prensa o relaciones públicas para mantener un contacto permanente con los órganos periodísticos locales. Sin embargo, la característica de las actividades señaladas ha sido : el operar una labor de información unidireccional al exterior y haber estructurado sistemas de almacenamiento de datos con pocos conductos de servicio externo y subaprovechamiento por parte de personas y dependencias que integran la institución. LA INFORMACION Y EL PLANEAMIENTO Contenido La Información Un concepto amplio de información nos lleva necesariamente a rebasar los límites de la concepción tradicional de enterar a alguien de una cosa o hecho, y a considerarla como el análisis e interrelación de un grupo de datos(1) rigurosamente ordenados. (1) El concepto dato se considera aquí como el detalle de una cosa o un fenómeno, necesario para llegar al conocimiento profundo de ello, y por lo tanto, como elemento básico integrante de una información. En el mundo actual ningún organismo es ajeno a la información, sea cual fuere su objetivo y su funcionamiento, pero sí depende del nivel de manejo de información su operación cotidiana exitosa, en tanto que su utilización adecuada aportará la fundamentación de las acciones que realice. La Planeación La planeación surge como el instrumento capaz de considerar objetivamente los recursos económicos y humanos de una institución, sus objetivos y las alternativas de acción a corto y largo plazo para la previsión de su desarrollo. En las instituciones de educación superior la planeación es apenas un intento en proceso de consolidación. Su fortalecimiento y eficacia está dependiendo de factores económicos, humanos y organizativos racionalmente coordinados y óptimamente utilizados. Información y Planeación Al implantarse mecanismos de planificación, se plantean tareas derivadas de la necesidad de recopilar información cualitativamente distinta, en tanto que los órganos receptores que la requieren internamente, la manejan con una visión y a un nivel superiores a la utilización hecha por los órganos anteriores; pero también se plantean tareas más estrictas para sistematizar la recopilación de esa información. La UNESCO ha reconocido que "el planeamiento de la enseñanza entraña necesariamente un estudio de carácter general..."(2) para lo cual le es indispensable consumir información esencial, rigurosamente clasificada no sólo de la institución, sino del medio ambiente, de las necesidades y exigencias de la región que recibe directamente los beneficios de la acción institucional, y de los requerimientos nacionales que de alguna manera le atañen. (2) DlEZ-HOECHLEITNER, R., "Planeamiento de la Educación", en Aspectos sociales y económicos del planeamiento de la educación UNESCO, p. 87. La recolección de datos sobre las situaciones presente y pasada, para analizarla, conocer y evaluar los problemas, y definir las posibles soluciones, es uno de los procesos fundamentales de la planeación, ya que, como lo considera Greniewsk,(3) un modelo -aun el más sencillo- dentro de cualquier sistema planificado, debe estar en contacto con el medio ambiente. (3) GRENIEWSK, HENRY, "Información y Planificación", en El Concepto de Información en la ciencia contemporánea, p. 169. Sin embargo, la información para la planeación se ha ceñido casi exclusivamente al trabajo estadístico, marginando consciente o inconscientemente el resto de informaciones igualmente importantes y válidas. La UNESCO registra que particularmente en los países en vías de desarrollo, la estadística es la actividad central de muchos servicios de planificación educativa. Información y ejecución Si los organismos de planeación se consideran de vital importancia para la previsión del desarrollo de las instituciones, no menos importantes son los órganos de administración. La administración educativa, para lograr niveles óptimos de eficiencia, requiere también del "establecimiento de un sistema de información adecuado y de instrumentos de análisis más apropiados que faciliten a todas las partes interesadas un mejor conocimiento de la forma en que está funcionando el sistema... y les brinde por lo tanto, una base más racional para tomar decisiones y para aplicar medidas".(4) (4) El Planeamiento de la Educación, UNESCO, pp. 20-21. Para que no se le consigne de espontaneísmo, la toma de decisiones deberá tener tras de sí todo un cúmulo de información esencial y precisa. De su análisis profundo y el manejo de variables de interrelación, deberán surgir las alternativas factibles y en última instancia, la decisión final. Sabemos que "...la planificación real es fuente y destino de información... (y que, en su mayoría)..., las decisiones se adoptan en medio de incertidumbre generada por un horizonte de ignorancia, más o menos cercano en el tiempo y en el espacio"; por ello consideramos que "la información adecuada es esencial para aumentar las posibilidades de decisiones acertadas".(5) (5) NICOLAS ARDITO BARLETTA Y OTROS, La planificación para el desarrollo y los instrumentos reales de acción gubernamental", en Experiencias y problemas de la planificación en América Latina, p. 116. INFORMACION, DECENCIA E INVESTIGACION CIENTIFICA Contenido Una de las más altas responsabilidades atribuidas a las instituciones de educación superior lo es el ejercicio de la enseñanza y la creatividad científica, a través de la docencia y la investigación. Si aquéllas son tareas ineludibles para cualquier universidad, especial atención deben darle las latinoamericanas -sobre todo a la investigación-, dado que ello representa un paso significativo en el intento de sus países por salir de la etapa de subdesarrollo. Al margen de las metodologías que la enseñanza utiliza y ha utilizado a través del tiempo, el proceso educativo implica una aprehensión de la acumulación histórica de la ciencia, sus técnicas y métodos. Esta aprehensión requiere a su vez, de la utilización de información por diversos canales comunicacionales. Las tendencias actuales de renovación educativa, tratan de superar la enseñanza basada en la comunicación de informaciones -en la cual el maestro asume el papel de emisor-, y establecer una metodología basada en la tarea de coordinar y estimular el descubrimiento de la información por parte de los alumnos. Este cambio en el proceso enseñanza-aprendizaje requiere de auxiliares del alumno en el trabajo de investigación para allegarse la información necesaria, tales como bibliotecas, hemerotecas, centros de documentación, centros auxiliares de medios de comunicación, archivos, etc., perfectamente sistematizados y de fácil acceso. Ya se ha señalado que toda teoría del aprender, tiene que ser a la larga una rama de la teoría de la información. Y es que "llámesele conocimiento o llámesele experiencia, es indispensable estar en posesión de una información amplísima. En el pasado, la mayor parte de esta información básica se transmitió verticalmente... actualmente, en cambio, la producción de informaciones es tan amplia que en buena parte se transmite simultáneamente por medio de órganos no encuadrados en el sistema educativo formal..."(6) a los cuales deben acudir maestros y alumnos de manera permanente en busca de información. El tener una información perfectamente clasificada facilita al usuario el acceso a ella y minimiza el tiempo utilizado en la investigación. (6) KENNETH RICHMOND, W., La Revolución de la Enseñanza, pp. 36-37. En cuanto a la investigación científica, ésta es un proceso de avance acumulativo, en el cual la aportación de investigaciones anteriores sirven de base a las nuevas investigaciones y éstas a su vez serán el punto de partida de las futuras incursiones en el campo de la ciencia. Por ello, para los investigadores es de importancia fundamental contar con sistemas de información cuyo acervo sea adecuadamente seleccionado a fin de ofrecer solamente informaciones esenciales y significativas. Además de considerar a la investigación como una de las más altas responsabilidades universitarias, no debemos olvidar que la planificación exige un apoyo continuo y creciente de la investigación científica para el desarrollo de las actividades que le son propias. Cuando las instituciones plantean innovaciones y actualizaciones en el campo de la enseñanza o la investigación científica, frecuentemente olvidan plantearse la reestructuración de recursos auxiliares para adecuarlos a tales innovaciones, tales como el diseño arquitectónico y el servicio de fuentes de información, con la consecuente anexión a este último, de innovaciones tecnológicas en materia de comunicación. Si reconocemos la función básica que cumplen estas fuentes de información, desde la biblioteca hasta el más avanzado recurso electrónico auxiliar de la enseñanza, como las videograbadoras o las computadoras, tenemos que reconocer también la inoperancia de nuevos sistemas de enseñanza que operen con recursos auxiliares y técnicas obsoletas. LA INFORMACION Y LA OPERACION ADMINISTRATIVA Contenido Dentro de la operación de cualquier organismo, la administración intenta siempre la eficacia en la ejecución de sus actividades propias. Una administración eficaz cuenta con órganos de decisión y órganos de ejecución. Si los primeros han de considerar todos los factores internos y externos a la organización en su mayor profundidad para la toma de decisiones, les es inherente, pues, la exigencia de sistemas y canales de información adecuados para que las decisiones adoptadas sean las convenientes y oportunas para la organización en un momento dado. Serán sus fuentes directas las dependencias encargadas de la planeación institucional y el manejo de datos e información. Los órganos de ejecución, a su vez, requieren para su funcionamiento exitoso de un flujo permanente de información que les permita conocer en detalle cada una de las acciones a realizar. Además, los elementos humanos que integran el núcleo de ejecución, deberán recibir incentivos que los haga partícipes de la unidad coordinada que representa la acción de cada uno para el logro final del objetivo propuesto. Esta segunda necesidad de los órganos de ejecución puede valerse de recursos comunicacionales diversos para satisfacerla. Mencionamos aquí los requerimientos de los órganos de ejecución, por la posibilidad eventual de utilizar también los servicios de un sistema centralizado de información para el logro del éxito administrativo de una institución. Sin embargo, para nuestra intención representa mayor importancia el hacer hincapié en el servicio que el sistema puede ofrecer a los órganos de planeación y decisión, así como a los de docencia e investigación, por ser su fuente primaria e imprescindible, aunque sin olvidar que cualquier dependencia encargada del planeamiento no le es posible realizar un trabajo eficaz, si no dispone de la colaboración de una buena administración. LAS INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR Y LA ESTRUCTURA SOCIAL Contenido Resulta redundante a estas fechas señalar una vez más que la universidad, las instituciones de educación superior, no son islas ni estructuras desligadas o aisladas de una sociedad. El Instituto Internacional de Estudios sobre la Educación, en el encuentro latinoamericano promovido conjuntamente con el Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, celebrado en septiembre de 1972, hizo hincapié nuevamente en que "la universidad debe cumplir con respecto a la sociedad las siguientes responsabilidades : a) Una responsabilidad cultural que consiste en conservar, acrecentar y transmitir la cultura al máximo nivel, en forma escolarizada y no escolarizada. b) Una responsabilidad crítica que consiste en enjuiciar científicamente la realidad nacional. c) Una responsabilidad social que consiste en contribuir al desarrollo dando unidad a todos los sectores de la vida nacional. "La Universidad debe estar integrada dentro del sistema general de la sociedad, concretamente con los sistemas científico, tecnológico y cultural. De lo contrario difícilmente podrá colaborar al desarrollo en forma efectiva, puesto que se dedicará, probablemente, a actividades irrelevantes o estériles con relación al progreso del país".(7) (7) Misión de la Universidad en América Latina, IIEE, p. 125. De la condición de las universidades, de ser subestructuras enclavadas en la estructura social global, aunada a las tareas científicas que les son inherentes, se deriva su capacidad para ofrecer alternativas factibles para el desarrollo de la nación o de las zonas de beneficio. Pero a su vez, estas características nos llevan necesariamente a reafirmar la exigencia de que los modelos y planes derivados de la planificación educativa en las instituciones de enseñanza superior, sean parte integrante de todo un plan de educación, el que a su vez será sólo la expresión sectorial de un planeamiento de desarrollo general, sin que esto implique un menoscabo en el régimen de autonomía que gozan algunas de esas instituciones, ni un detrimento en las acciones derivadas de su responsabilidad crítica. Los análisis y alternativas que elaboren las instituciones de educación superior deberán tener como meta última la participación científica en las tareas de cambio y progreso. Sólo una acción en este sentido justifica la característica esencial del ejercicio científico, que presupone un criterio humanista en la acepción más amplia del término. La búsqueda y experimentación de modelos y formas nuevas en el desarrollo general y en el sistema social de relaciones, serán, pues, aportaciones fundamentales de las universidades a la estructura social; el ejercicio de esa búsqueda y esa experimentación, aunado a su aplicación en el medio social, es lo que delineará en última instancia los contornos de una nueva sociedad, cimentada en bases racionales de convivencia. Esta aportación de las universidades al sistema social deberá realizarse paralelamente a las actividades docentes y de ninguna manera deberá relegársele como actividad secundaria. No menos importantes son las actividades que las universidades realizan para beneficio directo de la población, tal es el caso de los trabajos enmarcados bajo los rubros de extensión universitaria o difusión cultural. La acción universitaria de aportación, deberá ser conocida y comprendida por la población para recibir de ella su apoyo, y en última instancia, su identificación desde el momento en que se concibe y formula como plan, hasta la ejecución detallada de cada acción concreta. De la misma manera, los planes de expansión de las instituciones de enseñanza superior, estarán supeditados a la opinión pública, a la comprensión y apoyo de la población que integra el núcleo central de beneficio. No hay que olvidar en ningún momento, el peso de una opinión pública en el éxito o fracaso de la actividad de un órgano de planificación. El manejo eficiente de información y la utilización de los canales adecuados, serán el determinante de medición del éxito de una empresa. DIRECCION CENTRAL DE INFORMACION Contenido Hemos señalado ya algunas de las áreas -dentro de las instituciones de educación superior-, que de alguna manera requieren para su funcionamiento, de un servicio de información. Sirva ello como antecedente obligado y marco sustancial para el funcionamiento del sistema centralizado de información en instituciones de educación superior. OBJETIVOS Contenido Objetivo general Analizar, clasificar, conservar y canalizar la información que se recibe o genera en la institución, de tal manera que pueda ser utilizada adecuada y eficientemente por los órganos directivos de la institución como fundamento de sus decisiones, y por personas, dependencias u organismos que requieran de ella. Objetivos particulares Proporcionar a la institución, la información y los datos requeridos para la planeación, y a sus órganos directivos los elementos necesarios para la toma de decisiones. Tener disponible material informativo rigurosamente organizado, que pueda ser utilizado por personas o dependencias -internas y externas- en sus investigaciones y procesos de conocimiento. Proporcionar a la opinión pública, la información elaborada o reelaborada por la institución, a través de los medios de comunicación de que ésta disponga. Establecer mecanismos operativos que permitan implantar sistemas permanentes de retroalimentación entre la institución y sus elementos integrantes, y la institución y las personas o entidades externas a ella. ORGANIZACION Contenido Aun cuando la estructura administrativa y los recursos de que dispone cada institución de educación superior, determinarán la manera en que se organizará la Dirección central de información o la dependencia que, bajo cualquier nominación, se encargue del funcionamiento del sistema, deberán considerarse ciertos lineamientos generales que confluyan en una estructura organizativa tipo, factible de operar de esa manera o bien adicionando o suprimiendo funciones y órganos de ejecución. Esta dependencia deberá estar colocada jerárquicamente en el segundo nivel, esto es, en el nivel de las direcciones o departamentos -según la estructura adoptada por la institución (ver gráfico 1). En el modelo se nominará Dirección central de información. Deberá contar con una jefatura de la dirección y tres unidades básicas : de recepción, de producción y de servicios. Cada unidad contará con oficinas o secciones especializadas en el ejercicio concreto del trabajo propio del sistema centralizado de información (ver gráfico 2). Señalaremos en seguida los objetivos, funciones y relaciones de cada uno de los elementos que integran esa estructura. Director Objetivo : Lograr la eficiencia del sistema a través del cumplimiento de los objetivos propuestos y las funciones asignadas. Funciones : Coordinar y supervisar las actividades programadas por las diversas unidades que integran el sistema. Establecer el punto de contacto entre los órganos directivos de la institución y los elementos integrantes de la Dirección. Coordinar junto con otras dependencias de la institución, las actividades de responsabilidad compartida en las que participe. Relaciones Internas :Con los jefes de unidad para la decisión y supervisión del trabajo de la Dirección. Con todas las dependencias y direcciones (o departamentos) para coordinación general de las labores de la institución. Relaciones Externas :Con las oficinas, dependencias, instituciones, entidades u organismos que sean usuarios o fuentes del sistema. Unidad de Recepción Objetivo :Captar y analizar la información que recibe la institución. Funciones :Realizar análisis permanente de las fuentes para la selección de los datos e información de importancia para la institución. Registrar toda la información externa que se recibe en la institución. Seleccionar la información significativa, en función de su uso. Realizar análisis de contenido de la información recibida. Clasificar la información. Canalizar la información a los centros de servicio. Relaciones Internas :Con cada una de las oficinas dependientes de la unidad de servicios para la canalización de la información debidamente procesada. Con las oficinas de la unidad de producción para conocer sus requerimientos de información externa. Con todas las dependencias de la institución para saber de las necesidades que en cuanto a información tienen, y considerarlas en sus análisis de fuentes y sus decisiones de adquisición. Relaciones Externas :Con las diversas fuentes externas de información. Unidad de Producción Esta unidad será la base del sistema, en tanto que será la que coordine todo el material informativo elaborado por la institución. Tendrá el apoyo de la unidad de recepción y coordinará centralmente la producción del material de las oficinas que operen en cualesquiera de las dependencias administrativas y académicas de la institución. Elaborará o propiciará la elaboración de los materiales e informaciones requeridas y que no estuvieren diseñados (ver gráfico 3). Objetivo :Coordinar internamente toda la producción de material informativo que realice la institución. Funciones :Producir material informativo requerido, a criterio de la unidad o a petición expresa de cualquier dependencia de la institución. Coordinar la producción de material informativo que se realiza en otras dependencias de la institución. Relaciones Internas :Con todas las dependencias de la institución que producen o requieren de material informativo. Oficina de Investigación Científica Objetivo :Coordinar todos los trabajos de investigación científica que se realizan en la institución. Funciones :Promover la realización periódica de reuniones por área, en las que participen todos los directores de Centros de investigación especializada que operan en la institución, a fin de evitar duplicidad y establecer convenios de cooperación. Por ejemplo, el coordinador del área de ciencias sociales y administrativas reunirá periódicamente a los directores de los centros de investigación especializada, dentro del campo de tales disciplinas, sin importar su dependencia orgánica, sino sólo las tareas de investigación asignadas. Realizar por cuenta propia investigaciones especiales, estando sujetas también a la coordinación de trabajos del área a que corresponda la investigación diseñada. Relaciones Internas :Con los centros de investigación científica de la institución. Relaciones Externas :Con otros centros de instituciones de investigación científica. Con dependencias o entidades externas que soliciten investigaciones a la institución. Oficina de Estadística Objetivo : Realizar todos los trabajos estadísticos que requiera la institución o cualquiera de sus dependencias administrativas y docentes. Funciones : Realizar el trabajo de acumulación y análisis estadístico requerido. Relaciones Internas : Con todas las dependencias de la institución. Relaciones Externas : Con otras oficinas encargadas de labores estadísticas. Con las fuentes externas de datos o informaciones estadísticas. Oficina de Prensa Objetivo : Producir toda la información periodística de la institución. Funciones : Recolectar datos sobre hechos y decisiones de la institución o de aquellos que sin ser de la institución, le atañan directa o indirectamente. Redactar las notas informativas. Relaciones Internas : Con todas las dependencias de la institución, en tanto que fuentes internas. Relaciones Externas : Con todas las fuentes informativas externas. Oficina de Publicaciones Objetivo : Coordinar la edición de todos los materiales impresos de la institución. Funciones : Preparar y supervisar la impresión de las publicaciones periódicas, publicaciones institucionales (informes, anuarios, memorias, reglamentos, etc.), libros y material publicitario o de divulgación de cualquiera de las dependencias de la institución. Oficina de recursos comunicacionales Objetivo : Proporcionar todos los materiales comunicacionales que la docencia, investigación o administración requieran para su funcionamiento. Funciones : Elaborar todo el material auxiliar audiovisual que se necesite, como grabaciones, films, videos, filminas, placas, fotografías, sonoramas, microfilms, microfichas, etc. Relaciones Internas : Con todas las dependencias de la institución. Unidad de Servicios Esta unidad será el canal emisor de la información para los usuarios internos y externos que la requieran. Para lograr la funcionalidad del sistema, coordinará todos los centros de servicio que operen en la institución, a fin de sistematizar la conservación y el acceso a los materiales. Objetivo : Coordinar todos los canales de uso de la información que produce el sistema centralizado de información, y que utilizan los usuarios internos y externos. Funciones : Ofrecer a los usuarios internos todo el material requerido, y a los usuarios externos el material disponible, ambos perfectamente sistematizados y fácilmente accesibles. Relaciones : Con los usuarios internos y externos. Oficina de Centros de Información(8) (8) Ver descripción y concepto de centros de información en la página 61. Objetivo : Coordinar la conservación, clasificación y sistemas de acceso al acervo bibliográfico, hemerográfico, documental, fílmico, grabado, microfilmado y microfichado, de cada uno de los centros de documentación de escuelas, facultades, institutos y dependencias de la institución. Funciones : Elaborar un sistema único de clasificación, conservación y servicios del acervo de los centros de documentación, auxiliar en la aplicación de éstos y supervisar su funcionamiento eficaz. Relaciones Internas : Con todos los centros de información. Con las dependencias internas para conocer sus necesidades y sugerencias Con las oficinas de análisis y registro, de investigación científica, de estadística, de publicaciones y de recursos comunicacionales, para la recepción de sus productos. Relaciones Externas : Con dependencias similares para intercambio de experiencias y colaboración mutua. Oficina de Análisis Institucional Objetivo : Coordinar la investigación y recopilación de la información requerida por las dependencias internas sobre la institución. Funciones : Recabar los datos e informaciones relacionadas con la institución, solicitada por las dependencias internas. Relaciones Internas : Con los órganos de decisión. Con el órgano de planificación. Con todas las dependencias, para la recopilación de los datos e información. Oficina de Archivos Objetivo : Coordinar la conservación y clasificación de los archivos de la institución y ofrecer un sistema tal, que evite duplicidad de esfuerzos y agilice la utilización. Funciones : Elaborar un sistema único de clasificación, conservación y uso de los archivos de las diversas dependencias de la institución. Relaciones Internas : Con todas las dependencias de la institución. Oficina de Relaciones Públicas Objetivo : Centralizar las relaciones de la institución con el exterior. Funciones : Canalizar la información periodística de la institución dedicada a los medios de comunicación. Atender a quienes visiten a la institución. Coordinar la organización de eventos especiales. Relaciones Internas : Con la oficina de prensa, de manera especial. Con todas las dependencias de la institución. Relaciones Externas : Por su carácter, es la oficina a través de la cual se canaliza el contacto con personas y entidades externas. OPERACION Contenido En su operación, la Dirección central de información funcionará precisamente como núcleo central para la emisión y recepción de la información interna y externa. En este sentido, será una fuente de servicio para personas y dependencias internas, así como para entidades externas (ver gráfico 4), buscando fundamentalmente servir de apoyo a la institución en las tres áreas básicas de su función : docencia, investigación y extensión. Para lograr un trabajo eficiente, la Dirección central de información deberá adoptar mecanismos flexibles de operación a fin de evitar trámites y procedimientos que conformen una estructura burocrática, con las consecuencias que esto entraña. Se hace hincapié en este aspecto, ya que la enorme cantidad de material a manejar, el control central de un gran número de actividades y la coordinación de diversas oficinas -labores propias del sistema-, pueden convertir a éste en una estructura lenta, en caso de no adecuarle canales dinámicos de operación, lo que entorpecería la marcha general de la institución en lugar de auxiliarla en el logro de sus objetivos. Las técnicas adoptadas para el análisis, clasificación y uso de la información deberán ser únicas para todo el sistema, a fin de facilitar su manejo y el acceso de los usuarios a ella. Tal sería el caso, por ejemplo, del régimen de acceso o de los sistemas de clasificación, en sus rubros generales, para los centros de información y los archivos. En tanto que la unidad de servicios será quien coordine la canalización de la información tanto interna como externamente, el flujo de información desembocará en dicha unidad, de ahí a los usuarios, quienes retroalimentarán permanentemente al sistema, iniciando así, nuevamente el proceso (ver gráfico 5). Medios a utilizar En su operación, el sistema utilizará medios diversos para la canalización de la información a receptores internos y externos. Enunciaremos algunos de ellos que por su importancia merecen mencionarse, aunque en la práctica cada institución diseñará los medios que considere más adecuados conforme a la experiencia en el funcionamiento específico del sistema y a sus recursos disponibles. Destacamos, pues, tres tipos de medios, agrupados bajo los rubros de : informes, medios impresos y centros de información. Informes Los informes que elabore el sistema podemos clasificarlos en : Informes periódicos. Informes específicos. Ambos informes serán elaborados ocoordinados fundamentalmente por la oficina de análisis institucional, y dirigidos a los órganos de planificación, de decisión y de ejecución. Los primeros serán preparados periódicamente, conteniendo información relevante y significativa sobre aspectos de interés para los órganos receptores señalados. Los segundos se elaborarán a petición expresa de cualquiera de esos órganos, bajo los lineamientos y directrices marcados por ellos en función de su interés inmediato. Esto servirá como ya hemos mencionado al inicio del documento, para auxiliar en las tareas de previsión del desarrollo institucional, la toma de decisiones y la ejecución de éstas. Medios impresos De gran importancia para una institución de educación superior es la preparación y edición de publicaciones periódicas (revistas, periódicos, boletines, etc.), publicaciones institucionales(anuarios,memorias, reglamentos, etc.), documentos, avances de investigación, panfletos, folletos, carteles y material publicitario, así como el impulso creciente a la labor editorial propia. Estos medios estarán dirigidos a receptores internos y externos, y representan para la institución la proyección de su imagen. Centros de información El centro de información es la concepción moderna de la biblioteca. Como auxiliar básico indispensable en las labores de investigación y el proceso enseñanza-aprendizaje, el funcionamiento y estructura tradicionales de la biblioteca conducen a un ofrecimiento muy limitado de servicios. En términos muy generales, el centro de información deberá concentrar en su acervo todo lo referente a material bibliográfico, hemerográfico, documental, fílmico, grabado, microfilmado, microfichado e incorporará todos los nuevos medios de comunicación auxiliares de la enseñanza y la investigación científica. De esta manera se evitará la duplicidad de trabajo en la conservación y consulta de materiales que ahora se clasifican como impresos por un lado y audiovisuales por otro, superando la instalación de centros de uso independientes que normalmente conducen a una competencia irracional y a entorpecer las labores de servicio que les son propias. BIBLIOGRAFIA Contenido ARIAS, Carlos L., Fundamentos de la Comunicación, edición mimeográfica del Instituto Interamericano de Ciencias Agrícolas de la OEA, México, s/f. ARIAS GALICIA, Fernando, Administración de recursos humanos, Ed. Trillas, México, 1973. DE AZEVEDO, Fernando, Sociología de la Educación, Ed. 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